Gestione dei documenti in azienda: cosa dice la normativa

Ogni azienda produce e gestisce una grande quantità di documenti, dai contratti alle fatture, passando per comunicazioni interne, documentazione fiscale e atti amministrativi. L’organizzazione risponde alle policy aziendali e alle normative vigenti: facciamo chiarezza. 

Documenti aziendali, come si gestiscono correttamente

Per molto tempo gli archivi aziendali sono stati costituiti quasi esclusivamente da faldoni, classificatori e stanze dedicate alla conservazione della documentazione cartacea. Ancora oggi molte realtà continuano a custodire una parte significativa dei propri documenti in formato fisico, soprattutto quando si tratta di contratti, pratiche storiche o documentazione amministrativa accumulata nel corso degli anni.

La gestione dei documenti, tuttavia, è diventata progressivamente più complessa. Le aziende si trovano infatti a dover organizzare informazioni provenienti da fonti differenti, garantendo al tempo stesso accessibilità, sicurezza e conformità alle normative. Un documento deve poter essere recuperato rapidamente quando necessario, ma anche conservato in modo da preservarne autenticità, integrità e validità nel tempo.

È proprio in questo scenario che la digitalizzazione ha modificato il modo di lavorare degli uffici. Le realtà stanno adottando sistemi in grado di centralizzare la documentazione, ridurre il ricorso alla carta e semplificare la ricerca delle informazioni. Avvalendosi di un Software per la Conservazione documentale si ha la possibilità di conservare digitalmente i documenti, tenendo fede alla normativa e aiutando oltremodo l’ambiente.

Oltre agli aspetti legati alla sostenibilità, la conservazione digitale ottimizza gli spazi, limita il rischio di smarrimento dei documenti e migliora la gestione degli archivi aziendali. Naturalmente la trasformazione digitale non elimina completamente la necessità di organizzazione. Che si tratti di archivi fisici o digitali, rimane fondamentale definire procedure chiare per la classificazione, l'archiviazione e la conservazione della documentazione, evitando dispersioni per garantire il rispetto degli obblighi previsti dalla legge.

Normativa per i documenti in ufficio

La conservazione documentale non dipende esclusivamente da esigenze organizzative interne: esistono infatti precise disposizioni normative che stabiliscono quali documenti devono essere conservati, per quanto tempo e con quali modalità.

L'obiettivo della normativa è garantire che le informazioni rilevanti sotto il profilo fiscale, amministrativo e giuridico rimangano disponibili nel tempo, permettendo eventuali verifiche da parte delle autorità competenti e tutelando l'azienda in caso di controversie o controlli.

Nel corso degli anni il legislatore ha inoltre riconosciuto piena validità ai documenti digitali, a condizione che vengano rispettati specifici requisiti relativi alla conservazione, alla sicurezza e alla tracciabilità delle informazioni. Il riferimento principale è il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), introdotto con il Decreto Legislativo 82/2005 e successivamente aggiornato, insieme alle linee guida emanate da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Documenti fiscali e contabili

Tra le categorie documentali più importanti figurano quelle legate alla contabilità aziendale.

In linea generale devono essere conservati per almeno 10 anni:

• fatture emesse e ricevute; 
• registri IVA; 
• libri contabili obbligatori; 
• bilanci e documentazione fiscale; 
• scritture contabili e documenti relativi alla gestione economica. 

Questo termine deriva principalmente dall'articolo 2220 del Codice Civile e dalle disposizioni fiscali che regolano la conservazione della documentazione amministrativa.

Contratti e documentazione commerciale

Anche i contratti stipulati con clienti, fornitori e collaboratori meritano particolare attenzione.

Tra i documenti che generalmente è opportuno conservare ci sono:

• contratti di fornitura; 
• accordi commerciali; 
• documentazione relativa agli acquisti; 
• corrispondenza contrattuale rilevante; 
• documenti relativi a gare e appalti. 

I tempi di conservazione possono variare in base alla tipologia del contratto e agli obblighi specifici previsti dalla normativa di riferimento, ma in generale sono richiesti almeno 10 anni.